Worin liegen die Befugnisse einer Hausverwaltung im Detail?

28. Dezember 2025

Unabhängig davon, ob es um die Abläufe in einem Mietobjekt oder in einer WEG geht: Die Hausverwaltung ist für viele Menschen zu einem wichtigen Ansprechpartner geworden. Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich bei ihr um eine Schnittstelle zwischen Eigentümer, Mieter und externen Dienstleistern.

Und genau dieser Aspekt sorgt dafür, dass diejenigen, die bei einer Hausverwaltung arbeiten, jeden Tag mit vielen unterschiedlichen Aufgaben betraut werden. Aber: Es gibt (wie immer) auch Grenzen. Die folgenden Abschnitte liefern einen Überblick über die wichtigsten Befugnisse einer Hausverwaltung und zeigen, welche Aufgaben diejenigen, die hier arbeiten, ausführen dürfen und welche Rechte Eigentümer und Mieter haben.

Ein Überblick über die Befugnisse der Hausverwaltung

Die Aufgaben und Befugnisse einer Hausverwaltung werden über einen Verwaltervertrag oder (wie es im Zusammenhang mit einer WEG der Fall ist) über das Wohnungseigentumsgesetz geregelt. Im Allgemeinen beziehen sich ihre Befugnisse sowohl auf kaufmännische als auch auf technische und organisatorische Tätigkeiten. Typische Bereiche und Aufgaben, mit denen sich zum Beispiel eine qualifizierte Hausverwaltung in Berlin auseinandersetzt, sind unter anderem:

regelmäßige Überwachung des betreffenden Objekts,
Beauftragen von Handwerkern und anderen externen Dienstleistern,
Erstellen von Wirtschaftsplänen,
Überprüfen und Begleichen von Rechnungen sowie
die Weiterleitung von Schadensfällen.

Welche Befugnisse und Aufgaben im Einzelnen relevant werden, ist natürlich auch immer vom jeweils abgeschlossenen Vertrag abhängig. Viele Hausverwaltungen kümmern sich zum Beispiel auch um die Schlüsselverwaltung, bereiten Eigentümerversammlungen vor und sorgen dafür, dass kleinere Instandhaltungsarbeiten am Gemeinschaftseigentum schnell vorgenommen werden können. Wichtig ist, dass die Hausverwaltung nur in dem Umfang handeln darf, der gesetzlich bzw. vertraglich vorgegeben ist.

Was darf die Hausverwaltung bei Mietobjekten?

Hausverwaltungen in Mietobjekten treten als Vertretung der Eigentümer auf. Daher gehören unter anderem verschiedene Aufgaben, die im Rahmen der Mietverhältnisse aktuell werden, das Erstellen der Nebenkostenabrechnungen, die Verwaltung der eingezahlten Mieten und die Organisation nötiger Reparaturen zu ihren Verantwortlichkeiten.

Zudem sind die Mitarbeiter von Hausverwaltungen berechtigt, …

Besichtigungen zu koordinieren,
Handwerker zu beauftragen,
Meldungen über Mängel anzunehmen.

Eine verlässliche Hausverwaltung kann Eigentümern ein hohes Maß an Transparenz bieten. Daher erklärt es sich von selbst, dass viele Menschen, die sich zum Beispiel ein Haus gekauft und dieses vermietet haben, auf eine Zusammenarbeit mit einer Verwaltung vor Ort setzen. Diese bietet ihnen das gute Gefühl, präsent zu sein – auch falls sie viele Kilometer entfernt leben.

Was die Hausverwaltung bei WEG-Anlagen darf

Die Abkürzung „WEG“ steht für „Wohnungseigentümergemeinschaft“. Hier darf die Hausverwaltung die Beschlüsse, die von der Eigentümergemeinschaft getroffen werden, umsetzen. Zudem ist sie dazu berechtigt, Angebote einzuholen, Verträge im Namen der Gemeinschaft abzuschließen und die laufende Bewirtschaftung der Anlage sicherzustellen.

Wichtig ist zudem, dass die Hausverwaltung hierbei neutral agiert. Das bedeutet, dass sie die Interessen der Eigentümer vertritt, die im Rahmen von Mehrheitsentscheidungen (meist bezogen auf die Anteile am Objekt) getroffen werden.

Wo liegen die Grenzen der Hausverwaltung?

Hausverwaltungen dürfen lediglich auf der Grundlage von Bevollmächtigungen handeln. Kosten, die über die klassische Instandhaltung einer Anlage hinausgehen, müssen abgesegnet werden. Zudem ist es der Hausverwaltung untersagt, Eigentumsrechte anzugreifen.

An dieser Stelle zeigt sich einmal mehr, dass sie, entweder nach außen oder innerhalb des Mietverhältnisses, als Vertreter der Eigentümer auftritt. Und obwohl die Anzahl an Eigentümern in Deutschland niedriger als in vielen anderen Ländern ist, ist davon auszugehen, dass die Nachfrage nach Hausverwaltungen auch in Zukunft weiterhin hoch sein wird. Unter anderem deswegen, weil es sich hierbei um eine komfortable Entlastungsmöglichkeit handelt, deren Grenzen klar definiert sind.

Die Mitarbeiter der Hausverwaltung dürfen zum Beispiel …

keine Mietverhältnisse kündigen oder Mietverträge ändern,
Eigentümer nicht dazu zwingen, bestimmte Maßnahmen, die mit dem Objekt in Verbindung stehen, zu dulden sowie
keine baulichen Maßnahmen durchführen, ohne vorher einen entsprechenden Beschluss eingeholt zu haben.

Zudem ergeben sich auch Grenzen in Bezug auf die Einsichtnahme und die Verarbeitung personenbezogener Daten. So darf die Verwaltung zum Beispiel keine Informationen über Mieter oder Eigentümer weitergeben, die nicht für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind.

Welche Grenzen genau eingehalten werden müssen, ist immer auch von dem Inhalt des Verwaltervertrags abhängig. Hier kann zum Beispiel festgelegt werden, dass kleinere Reparaturen bis 500 Euro ohne vorherige Zustimmung durchgeführt werden können.

Welche Rechte haben Eigentümer und Mieter?

Auch wenn eine Hausverwaltung als Schnittstelle eingesetzt wurde: Eigentümer behalten immer das Entscheidungsrecht über alle wesentlichen Angelegenheiten, die sich auf das Gemeinschaftseigentum beziehen. Sie haben das Recht, Unterlagen einzusehen, Beschlüsse zu gestalten und die Verwaltung zu kontrollieren. Gleichzeitig können sie bestimmen, inwieweit das Gebäude, zum Beispiel mit der Integration eines Solar-Speichers, modernisiert werden soll. Sollte eine Hausverwaltung ihren Verpflichtungen nicht nachkommen, können die Eigentümer rechtliche Schritte einleiten.

Mieter haben dagegen Anspruch auf korrekte Abrechnungen, eine verlässliche Betreuung im Rahmen des Mietverhältnisses und eine (wenn möglich) zeitnahe Bearbeitung ihrer Anliegen. Sollte ein Mieter beispielsweise eine Beschwerde einreichen, ist es die Aufgabe der Hausverwaltung, diese weiterzureichen. Zudem haben Mieter das Recht, sich an ihren Vermieter zu wenden, wenn sie den Eindruck haben, dass die Hausverwaltung ihren Aufgaben nicht nachkommt.

Typische Streitpunkte: Welche Themen führen immer wieder zu Diskussionen?

Obwohl jedes Verhältnis zwischen Eigentümer bzw. Mieter und Hausverwaltung individuell ist: Im Alltag sind es oft immer wieder die gleichen Themen, die für Diskussionen sorgen. In den meisten Fällen entstehen Konflikte dann, sobald die Zuständigkeiten der jeweiligen Seiten nicht klar geregelt sind oder wenn das Ergebnis nicht mit den Erwartungen übereinstimmt.

Besonders zentral ist in diesem Zusammenhang die Frage, welche Maßnahmen eine Hausverwaltung eigenständig durchführen darf und ab wann es die Zustimmung der Eigentümer braucht. Während die Lage gerade in Bezug auf größere Investitionen meist klar ist, sind es oft die „kleineren Entscheidungen“, die das Gemeinschaftseigentum betreffen, die für Streitigkeiten sorgen.

Zu den klassischen Streitpunkten gehören unter anderem …

Konflikte rund um die Nebenkostenabrechnung, wenn diese zum Beispiel nicht nachvollziehbar erstellt wurde,
Durchsetzung von Beschlüssen, sofern diese nur verzögert realisiert werden und
eine verspätete Weitergabe von Informationen rund um anstehende Reparaturen.

Diskussionen können jedoch nicht nur zwischen Eigentümern bzw. Mietern und Hausverwaltungen, sondern auch zwischen Mietern und Eigentümern entstehen. Die Hausverwaltung kann hier oft eine vermittelnde Position einnehmen, wenn es zum Beispiel darum geht, nötige Maßnahmen am Gebäude, wie eine nachträgliche Kerndämmung, (und die hiermit verbundenen, temporären Einschränkungen) zu begründen. Sie fungiert für die Mieter oft als erster Ansprechpartner.

Fazit

Vor allem viele Mieter könnten im Alltag den Eindruck vermittelt bekommen, dass sich eine Hausverwaltung um alles kümmert. Wer sich jedoch ein wenig Zeit nimmt, um sich mit den genauen Aufgaben (und Grenzen) auseinanderzusetzen, erkennt schnell, dass es hier klare Befugnisse gibt. Ein Blick auf die gesetzlichen Vorgaben, aber auch auf den individuell gestalteten Vertrag, der zwischen Hausverwaltung und Eigentümer geschlossen wurde, hilft hier schnell weiter.

Wichtig ist es in jedem Fall, auf ein hohes Maß an Transparenz zu achten. Gleichzeitig ist es sinnvoll, sich immer wieder in Erinnerung zu rufen, dass die Gegebenheiten nicht in Stein gemeißelt sind. Viele moderne Hausverwaltungen zeichnen sich durch ein breit gefächertes Leistungsportfolio aus, das sich meist schnell an neue Bedürfnisse anpassen lässt.